#ITSMдляработы
Как не налажать в крупной компании новому руководителю?
Цель статьи - дать инструменты для новых руководителей, которые помогут разобраться в правилах работы компании, гарантировать соблюдение принципов компании при выполнении задач командой, правильно действовать в тех вопросах, по которым в компании нет правил работы.
ПРОБЛЕМЫ НОРМАТИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КОМПАНИИ
- ЕЕ МНОГОРуководители на новом месте сталкиваются с гигантским объемом нормативной документации: это политики, положения, должностные инструкции, процессы, рабочие инструкции и пр.
Знакомство с документацией происходит в первые дни работы сотрудника, прочтение нормативных документов без подкрепления практическими действиями дает малый эффект.1 - НАПИСАНА СЛОЖНЫМ ЯЗЫКОМУровень и объем документирования рабочих процессов зависит от зрелости и масштаба компании. В нормативной документации часто присутствуют канцеляризмы и сложные предложения, что прочитать такие требования невозможно.2
- СОЗДАЕТСЯ ФОРМАЛЬНО И УСТАРЕВАЕТДокументация создается людьми, с персональным стилем письма и подходами к разработке, документация кочует с уходом сотрудников из компании в компанию и иногда носит формальный характер. Правила пишут, но не контролируют, а иногда пишут, чтобы было, например для регулирующих органов. Такие документы не имеют ничего общего с реальностью.
Причины устаревания: бюрократия, незаинтересованность владельца документа, реорганизация и пр. Сначала происходят изменения в правилах работы, а изменения в регламенте отражают спустя время, если отражаются.3 - ПРОТИВОРЕЧИВАДругая проблема - противоречивость документации, которая затрагивает одни и те же объекты управления или вопросы с позиции разных подразделений. Например, требования к созданию продуктов проектным офисом определяют как стандарт методику waterfall, при этом подразделение продуктовой трансформации, определяет правила создания продуктов по agile.4
РЕКОМЕНДАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЮ: КАК ПРИНИМАТЬ ПРАВИЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ
ПРАВИЛО 1. РАЗБЕРИТЕСЬ ТРЕБОВАНИЯХ КОМПАНИИ
Требования и правила работы компания отражены в внутренних нормативных документах. Как бы не хотелось «забить» на этот вопрос и не читать документацию, но придется ознакомиться.
Когда путешественник собирается в новую страну, непременно изучает традиции и правила места пребывания. К примеру, 5 апреля в новостях рассказывали об аресте девушек из-за горячей фотосессии на балконе в Дубае. Модели фотографировались без одежды. Девушкам грозит до 6 месяцев тюрьмы и штраф.
Новая компания как новая страна, руководители приходя в компанию пропускают детальное знакомство с правилами работы организации в которую пришли. В результате неверные решения и последствия, в "лучшем" случае - выговор и лишение премии, а в худшем - увольнение.
В компаниях, как правило, есть порталы или файловые ресурсы, на которых размещены нормативные документы и иногда путеводитель (справочник) по нормативным документам.
Когда путешественник собирается в новую страну, непременно изучает традиции и правила места пребывания. К примеру, 5 апреля в новостях рассказывали об аресте девушек из-за горячей фотосессии на балконе в Дубае. Модели фотографировались без одежды. Девушкам грозит до 6 месяцев тюрьмы и штраф.
Новая компания как новая страна, руководители приходя в компанию пропускают детальное знакомство с правилами работы организации в которую пришли. В результате неверные решения и последствия, в "лучшем" случае - выговор и лишение премии, а в худшем - увольнение.
В компаниях, как правило, есть порталы или файловые ресурсы, на которых размещены нормативные документы и иногда путеводитель (справочник) по нормативным документам.
МЕСТО РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Уточните, где размещена нормативная документация.
ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО ДОКУМЕНТАМ и ВИДЫ СТАНДАРТОВ
Найдите путеводитель или хотя бы перечень нормативных документов. Чтобы понять какие из них требуют внимания, уточните у руководителя или у руководителя подразделения отвечающего за корпоративные стандарты наличие стандарта по нормативной документации.
ВЫБЕРИТЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ДЕТАЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ
Ознакомьтесь с полученным списком по заголовкам, выделите те, которые связаны с работой подразделения. Выделите Стратегию, Политики, Стандарты, Положения по направлению, Регламенты процессов в которых участвует подразделение.
ИЗУЧИТЕ ДОКУМЕНТАЦИЮ
Прочитайте выделенные источники. Используйте маркер и выделяйте в тексте места, которые требуют внимания, определяйте охват. Если за срок жизни компаний накопилась библиотека, выделите на эту задачу час в день и планомерно на ежедневной основе проработайте архивы компании.
СОЗДАЙТЕ ПУТЕВОДИТЕЛЬ
Создайте "Путеводитель по нормативной документации" и добавляйте в него артефакты, которые потребуются в работе.
ПРАВИЛО 2. СОЗДАЙТЕ ПУТЕВОДИТЕЛЬ по стандартам
Используйте приложение для создания карт ума, чтобы затем использовать созданный инструмент как путеводитель.
В компаниях часто запрещена установка внешних бесплатных приложений, поэтому уточните в службе поддержке какие инструменты применяются для этой задачи. Для решения задачи подходят: Visio, корпоративный Miro, Wiki, Confluence, Share Point. Если доступно скачивание и установка внешних программ - рекомендую бесплатный инструмент FreeMind.
Изучая регламенты выделяйте маркером разделы, в которых задействована ваша команда и требования к работе. Соотнесите область ответственности, обозначенную руководителям с той, которая определена в нормативной документации.
Добавьте в путеводитель задачи подразделения и возможные виды работ, чтобы выявить связанные процедуры, регламенты и требования.
Когда проработаете нормативную базу, появится представление о том, какие правила и процессы в компании.
Знать наизусть нормативную документацию компании сложно, поэтому получившаяся база знаний будет помощником.
В крупных организациях об изменениях в нормативной документации уведомляют затрагиваемых руководителей, поэтому когда будет приходить новый приказ - добавляйте смело к себе в путеводитель.
В компаниях часто запрещена установка внешних бесплатных приложений, поэтому уточните в службе поддержке какие инструменты применяются для этой задачи. Для решения задачи подходят: Visio, корпоративный Miro, Wiki, Confluence, Share Point. Если доступно скачивание и установка внешних программ - рекомендую бесплатный инструмент FreeMind.
Изучая регламенты выделяйте маркером разделы, в которых задействована ваша команда и требования к работе. Соотнесите область ответственности, обозначенную руководителям с той, которая определена в нормативной документации.
Добавьте в путеводитель задачи подразделения и возможные виды работ, чтобы выявить связанные процедуры, регламенты и требования.
Когда проработаете нормативную базу, появится представление о том, какие правила и процессы в компании.
Знать наизусть нормативную документацию компании сложно, поэтому получившаяся база знаний будет помощником.
В крупных организациях об изменениях в нормативной документации уведомляют затрагиваемых руководителей, поэтому когда будет приходить новый приказ - добавляйте смело к себе в путеводитель.
ПРАВИЛО 3. ПРИМЕНЯЙТЕ ПРИНЦИПЫ
Все ситуации, возникающие при выполнении рабочих задач невозможно предусмотреть. В критический момент сотрудники, которые привыкли действовать по шаблону, неожиданно попадают в ситуацию, когда требуется решение, но при этом нет четких описанных инструкций для ситуации.
Для таких случаев компания формулирует Политики, которые отражают принципы работы компании.
Примеры: «Техническая политика», «Продуктовая политика», «Политика информационной безопасности», «Политика в области качества».
Когда нет четких установок используйте принципы компании и доведите до каждого участника команды.
Для таких случаев компания формулирует Политики, которые отражают принципы работы компании.
Примеры: «Техническая политика», «Продуктовая политика», «Политика информационной безопасности», «Политика в области качества».
Когда нет четких установок используйте принципы компании и доведите до каждого участника команды.
ПРАВИЛО 4. ВЛИЯЙТЕ НА ТРЕБОВАНИЯ
Проведите работу с командой и поймите насколько сотрудники знают и исполняют требования компании. Если у команды возникают вопросы по требованиям компании, по политикам, стандартам, процессам, сформулируйте вопросы и задавайте владельцу.
Сделайте путеводитель доступным для команды и научите пользоваться. Определите перечень требований, которые сотрудники должны исполнять, выделите соответствующие разделы в путеводители. Как вариант, выпишите краткие тезисы, которые касаются действий команды и требуйте исполнения.
Когда вопрос касается рабочих процессов понаблюдайте, как работают сотрудники, какие из требований соблюдаются, какие нет.
Сделайте путеводитель доступным для команды и научите пользоваться. Определите перечень требований, которые сотрудники должны исполнять, выделите соответствующие разделы в путеводители. Как вариант, выпишите краткие тезисы, которые касаются действий команды и требуйте исполнения.
Когда вопрос касается рабочих процессов понаблюдайте, как работают сотрудники, какие из требований соблюдаются, какие нет.
Как требования связаны с действиями:
Требование есть, команда выполняет.
Лучший вариант, значит правила работают, можно только поздравить.
Требование есть, но команда не выполняет.
Расследуйте причину используя технику "Пять почему?", задавайте вопрос "Почему" пока не обнаружите корневую причину проблемы. После сбора материалов идите к владельцу и обсудите вопросы, совместно найдите пути решения.
Требования нет, но команда выполняет.
Поймите причину: "Какие правила соблюдаются и почему?", "Как дополнительные действия влияют на скорость, качество результата и затраты?" Примите решение, требуется ли закрепление правила в требованиях компании., если да, обсудите с ответственным изменения. Если отказали в изменениях, при этом дополнительные требования дают эффект, который не создает рисков и помогает оптимизировать работу, вводите правила в рамках вашего подразделения в форме отдельной инструкции.