Мы собираем метаданные (cookie, данные об IP-адресе и местоположении) для функционирования сайта, если вы не согласны, чтобы эти данные обрабатывались, то должны покинуть сайт.
Я согласен, не показывать снова
Close
#ITSMдляработы

Как не налажать в крупной компании новому руководителю?

Цель статьи - дать инструменты для новых руководителей, которые помогут разобраться в правилах работы компании, гарантировать соблюдение принципов компании при выполнении задач командой, правильно действовать в тех вопросах, по которым в компании нет правил работы.

ПРОБЛЕМЫ НОРМАТИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КОМПАНИИ

ЕЕ МНОГО
Руководители на новом месте сталкиваются с гигантским объемом нормативной документации: это политики, положения, должностные инструкции, процессы, рабочие инструкции и пр.
Знакомство с документацией происходит в первые дни работы сотрудника, прочтение нормативных документов без подкрепления практическими действиями дает малый эффект.
1
НАПИСАНА СЛОЖНЫМ ЯЗЫКОМ
Уровень и объем документирования рабочих процессов зависит от зрелости и масштаба компании. В нормативной документации часто присутствуют канцеляризмы и сложные предложения, что прочитать такие требования невозможно.
2
СОЗДАЕТСЯ ФОРМАЛЬНО И УСТАРЕВАЕТ
Документация создается людьми, с персональным стилем письма и подходами к разработке, документация кочует с уходом сотрудников из компании в компанию и иногда носит формальный характер. Правила пишут, но не контролируют, а иногда пишут, чтобы было, например для регулирующих органов. Такие документы не имеют ничего общего с реальностью.
Причины устаревания: бюрократия, незаинтересованность владельца документа, реорганизация и пр. Сначала происходят изменения в правилах работы, а изменения в регламенте отражают спустя время, если отражаются.
3
ПРОТИВОРЕЧИВА
Другая проблема - противоречивость документации, которая затрагивает одни и те же объекты управления или вопросы с позиции разных подразделений. Например, требования к созданию продуктов проектным офисом определяют как стандарт методику waterfall, при этом подразделение продуктовой трансформации, определяет правила создания продуктов по agile.
4

РЕКОМЕНДАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЮ: КАК ПРИНИМАТЬ ПРАВИЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ

ПРАВИЛО 1. РАЗБЕРИТЕСЬ ТРЕБОВАНИЯХ КОМПАНИИ

Требования и правила работы компания отражены в внутренних нормативных документах. Как бы не хотелось «забить» на этот вопрос и не читать документацию, но придется ознакомиться.

Когда путешественник собирается в новую страну, непременно изучает традиции и правила места пребывания. К примеру, 5 апреля в новостях рассказывали об аресте девушек из-за горячей фотосессии на балконе в Дубае. Модели фотографировались без одежды. Девушкам грозит до 6 месяцев тюрьмы и штраф.

Новая компания как новая страна, руководители приходя в компанию пропускают детальное знакомство с правилами работы организации в которую пришли. В результате неверные решения и последствия, в "лучшем" случае - выговор и лишение премии, а в худшем - увольнение.

В компаниях, как правило, есть порталы или файловые ресурсы, на которых размещены нормативные документы и иногда путеводитель (справочник) по нормативным документам.
1
МЕСТО РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Уточните, где размещена нормативная документация.
2
ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО ДОКУМЕНТАМ и ВИДЫ СТАНДАРТОВ
Найдите путеводитель или хотя бы перечень нормативных документов. Чтобы понять какие из них требуют внимания, уточните у руководителя или у руководителя подразделения отвечающего за корпоративные стандарты наличие стандарта по нормативной документации.
3
ВЫБЕРИТЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ДЕТАЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ
Ознакомьтесь с полученным списком по заголовкам, выделите те, которые связаны с работой подразделения. Выделите Стратегию, Политики, Стандарты, Положения по направлению, Регламенты процессов в которых участвует подразделение.
4
ИЗУЧИТЕ ДОКУМЕНТАЦИЮ
Прочитайте выделенные источники. Используйте маркер и выделяйте в тексте места, которые требуют внимания, определяйте охват. Если за срок жизни компаний накопилась библиотека, выделите на эту задачу час в день и планомерно на ежедневной основе проработайте архивы компании.
5
СОЗДАЙТЕ ПУТЕВОДИТЕЛЬ
Создайте "Путеводитель по нормативной документации" и добавляйте в него артефакты, которые потребуются в работе.

ПРАВИЛО 2. СОЗДАЙТЕ ПУТЕВОДИТЕЛЬ по стандартам

Используйте приложение для создания карт ума, чтобы затем использовать созданный инструмент как путеводитель.
В компаниях часто запрещена установка внешних бесплатных приложений, поэтому уточните в службе поддержке какие инструменты применяются для этой задачи. Для решения задачи подходят: Visio, корпоративный Miro, Wiki, Confluence, Share Point. Если доступно скачивание и установка внешних программ - рекомендую бесплатный инструмент FreeMind.

Изучая регламенты выделяйте маркером разделы, в которых задействована ваша команда и требования к работе. Соотнесите область ответственности, обозначенную руководителям с той, которая определена в нормативной документации.
Добавьте в путеводитель задачи подразделения и возможные виды работ, чтобы выявить связанные процедуры, регламенты и требования.

Когда проработаете нормативную базу, появится представление о том, какие правила и процессы в компании.

Знать наизусть нормативную документацию компании сложно, поэтому получившаяся база знаний будет помощником.

В крупных организациях об изменениях в нормативной документации уведомляют затрагиваемых руководителей, поэтому когда будет приходить новый приказ - добавляйте смело к себе в путеводитель.

ПРАВИЛО 3. ПРИМЕНЯЙТЕ ПРИНЦИПЫ

Все ситуации, возникающие при выполнении рабочих задач невозможно предусмотреть. В критический момент сотрудники, которые привыкли действовать по шаблону, неожиданно попадают в ситуацию, когда требуется решение, но при этом нет четких описанных инструкций для ситуации.

Для таких случаев компания формулирует Политики, которые отражают принципы работы компании.

Примеры: «Техническая политика», «Продуктовая политика», «Политика информационной безопасности», «Политика в области качества».

Когда нет четких установок используйте принципы компании и доведите до каждого участника команды.

ПРАВИЛО 4. ВЛИЯЙТЕ НА ТРЕБОВАНИЯ

Проведите работу с командой и поймите насколько сотрудники знают и исполняют требования компании. Если у команды возникают вопросы по требованиям компании, по политикам, стандартам, процессам, сформулируйте вопросы и задавайте владельцу.

Сделайте путеводитель доступным для команды и научите пользоваться. Определите перечень требований, которые сотрудники должны исполнять, выделите соответствующие разделы в путеводители. Как вариант, выпишите краткие тезисы, которые касаются действий команды и требуйте исполнения.

Когда вопрос касается рабочих процессов понаблюдайте, как работают сотрудники, какие из требований соблюдаются, какие нет.

Как требования связаны с действиями:

1
Требование есть, команда выполняет.
Лучший вариант, значит правила работают, можно только поздравить.
2
Требование есть, но команда не выполняет.
Расследуйте причину используя технику "Пять почему?", задавайте вопрос "Почему" пока не обнаружите корневую причину проблемы. После сбора материалов идите к владельцу и обсудите вопросы, совместно найдите пути решения.
3
Требования нет, но команда выполняет.
Поймите причину: "Какие правила соблюдаются и почему?", "Как дополнительные действия влияют на скорость, качество результата и затраты?" Примите решение, требуется ли закрепление правила в требованиях компании., если да, обсудите с ответственным изменения. Если отказали в изменениях, при этом дополнительные требования дают эффект, который не создает рисков и помогает оптимизировать работу, вводите правила в рамках вашего подразделения в форме отдельной инструкции.