Что такое управление справочными и основными данными

Зачем управление справочными и основными данными

ПрактикаПрактикаНабор ресурсов организации для выполнения работы определённого типа.ITIL 4 отвечает за то, чтобы системы говорили об одном и том же одинаково. DAMA-DMBOK определяет её так: управление совместно используемыми данными ради целей организации, снижения рисков от избыточности данных, повышения их качества и снижения затрат на интеграцию 1.

DAMA-DMBOK ставит практике три цели 1:

• чтобы одними и теми же данными могли пользоваться разные области управленияОбласть управленияСостав видов управленческой деятельности, объединённых общими целями, действиями или объектами.Глоссарий РИТМ, публичная часть свода и разные приложения;
• дать источник справочных и основных данных, которому можно верить;
• удешевить ведение данных и упростить их — за счёт стандартов, общих моделей и готовых образцов интеграции.

Пока у справочника нет хозяина и единственного источника, каждая система заводит собственную версию правды — и расхождение обнаруживается в отчёте для руководства.

Разница между двумя видами данных проста. Справочные данные — перечни допустимых значений: страны, валюты, единицы измерения, коды операций. Основные данные — сведения о ключевых сущностях организации: заказчиках, продуктах, сотрудниках, площадках.

Когда практика работает

Три вопроса, ответы на которые видны по системам, а не по регламенту.

У справочника один источник. Как проверить: определены источники данных и налажена публикация справочных и основных данных 1.

Определения проверены. Как проверить: определения данных проходят проверку — она выделена отдельной работой 1.

Есть распорядители. Как проверить: внедрены процессы распоряжения данными и их ведения 1.

Что входит и что рядом

Что на входе и что на выходе

На вход идут причины, по которым организации понадобились единые данные; требования подразделений, работающих с одними и теми же сущностями; отраслевые стандарты и словарь; готовые перечни и классификаторы со стороны — платные и открытые; правила бизнеса. На выходе — требования к таким данным, модели и приёмы их встраивания в системы, сами выверенные значения и сервисы, которыми эти значения раздаются 1.

Семь работ практики

Практика раскладывается по шагам, и каждый шаг решает свою беду 1.

Работа	Что она закрывает
Определение причин и требований	Зачем вообще нужен единый справочник
Проверка определений данных	Спор о том, что считать заказчиком
Разбор и оценка источников	Где лежат наиболее достоверные значения
Определение архитектурного подхода	Как устроено совместное использование
Моделирование данных	Структура эталонных записей
Распоряжение и ведение	Кто и как меняет значения
Политики руководства	Правила, обязательные для систем

Отдельная работа — реализация совместного использования: определение источников данных и публикация справочных и основных данных 1. Публикация здесь ключевое слово: эталон, к которому нельзя обратиться из системы, эталоном не является.

Из методов названы соглашения об условиях использования, ключевые перекрёстные ссылки, нужные бизнесу, и ведение и разбор журналов обработки 1. Перекрёстные ссылки — то, чем связывают запись об одном и том же объекте в разных системах: без них объединение данных превращается в угадывание.

Как это работает

Цвет шага: приём, учёт, работа с обращением техническая работа решение и полномочия проверка, разбор, улучшение работа с людьми и сторонами

Два места стоит объяснить отдельно.

Второй шаг дороже, чем кажется. Проверка определений — работа не техническая: пока подразделения понимают под «активным заказчиком» разное, единый справочник только закрепит разногласие в одной таблице.

Седьмой шаг определяет судьбу практики. Эталон живёт, когда системы получают обновления автоматически; ручная рассылка выгрузок возвращает расхождения через неделю.

Что с чем путают

Справочные и основные данные. Первые — допустимые значения, вторые — сведения о ключевых сущностях; держат их вместе, потому что и те и другие используются совместно 1.

Основные данные и операционные. Заказчик — основные данные; заказ — операционные.

Единый справочник и общая база. Эталон может лежать где угодно; важно, что источник один и он опубликован 1.

Ведение справочника и его хозяин. Технически вносить изменения может ИТ-служба, отвечать за значения — распорядитель со стороны бизнеса 1.

Объединение записей и совпадение. Без ключевых перекрёстных ссылок объединение остаётся вероятностным 1.

Кто участвует

Как измерять

Частота изменений говорит о системах-источниках, а не о данных. Среди метрик DMBOK ставит контроль изменений и объясняет, зачем он: частота изменения значений «позволяет судить о внутренних характеристиках систем — источников данных и подстраивать под них алгоритмы процессов MDM в среде совместного доступа» 1. Справочник, который меняется каждый день, и справочник, не менявшийся год, требуют разной частоты сверки — и решают это по показателю, а не по общему регламенту.

Трафик показывает, кто кормит и кто кормится. Показатели входящего и исходящего обмена «позволяют отслеживать системы, вносящие наибольший вклад в сбор данных, и бизнес-процессы, наиболее нуждающиеся в данных, получаемых по подписке» 1. Это ответ на вопрос, чьи данные на самом деле держат организацию, — обычно он расходится с тем, что написано в схеме владения.

За каждой категорией — живой распорядитель. DMBOK требует, чтобы у каждой категории данных был распорядитель, отвечающий за полноту содержания и своевременное обновление, и чтобы отслеживались оба показателя вместе с частотой оценки полноты 1. DMBOK добавляет неочевидное: «иногда эти показатели помогают выявлять и далеко не самые очевидные недостатки в организации работы служб технического обеспечения» 1 — данные, которые никто вовремя не обновляет, чаще указывают на дыру в чьих-то обязанностях, чем на сбой в системе.

Себестоимость данных считается, только если считается одинаково. Затраты складываются из инфраструктуры, лицензий, зарплат, гонораров консультантов и подготовки кадров, а «эффективность и полезность показателей затратности сильно зависят от их последовательного и единообразного учёта в масштабах всей организации» 1. Два подразделения, считающие себестоимость по-разному, дают цифру, которую нельзя ни сложить, ни сравнить.

Зрелость управления справочными и основными данными

✕

Где ломается чаще всего

Шесть мест, в порядке частоты.

У каждой системы свой справочник. Единого источника нет, расхождения всплывают в отчётах 1.

Определения не согласованы. Одно слово означает разное в разных подразделениях 1.

Эталон не опубликован. Есть таблица, к которой нельзя обратиться из системы 1.

Дубли не разбираются. Один заказчик присутствует несколькими записями, и объединять их некому 1.

Изменения вносит кто угодно. Порядок распоряжения и ведения не заведён 1.

Внешние наборы данных не учтены. Отраслевые классификаторы ведутся вручную, хотя внешние наборы кодов прямо названы входом практики 1.

Что говорят своды

69Своды знаний и стандарты — разобраны отдельноЧем ITIL отличается от COBIT и ISO, что из этого обязательно, а что на выбор, и где брать первоисточник. У каждого свода отмечено, развивается он или давно заморожен, и есть ли действующий ГОСТ. По 51 практикам из 62 проставлено соответствие COBIT.Открыть →

DAMA-DMBOK держит справочные и основные данные отдельной областью знаний с семью работами и собственными результатами 1.

COBIT ближе всего подходит через бизнес-словарь: единые термины и определения ради совместного использования данных 2.

ITIL отдельной практики не заводит: единые сведения об услугах ведёт управление конфигурациями, а словарь — управление знаниями 3.

Отсюда следует вот что. Единые справочники — редкий случай, когда порядок дешевле беспорядка сразу, а не когда-нибудь потом: расхождения оплачиваются каждым отчётом и каждой интеграцией.

Где описано

Что почитать дальше

Три соседние практики: DQMУправление качеством данных — можно ли верить значениям, MtMУправление метаданными — что они означают, DtIИнтеграция и интероперабельность данных — как эталон доходит до систем.