Что такое руководство данными и кто отвечает за данные

Зачем руководство данными

ПрактикаПрактикаНабор ресурсов организации для выполнения работы определённого типа.ITIL 4 отвечает на вопрос, кто в организации отвечает за данные и по каким правилам с ними работают. Свод руководства ИТ описывает общую цель работы с данными так: достичь и удерживать результативное управление данными предприятия на всём их жизненном пути — от создания через предоставление и сопровождение до архивирования; назначение — обеспечить действенное использование критичных данных для достижения целей организации 1.

Первая же практика этой цели задаёт рамку: определить и довести стратегию работы с данными, роли и ответственность — то есть решить, как организация управляет своими данными и улучшает их, в согласии со стратегией и целями предприятия, и назначить ответственных так, чтобы корпоративные данные велись как критичные активы 1.

Данные принадлежат организации, а не системе, в которой лежат. Практика начинается с того, что у каждой области данных появляется владелец из дела, а не из ИТ.

Действующий стандарт менеджмента сервисов подходит с другой стороны и требует управлять документированной информацией и определять знания, необходимые для работы, — то есть закрывает лишь часть темы 2.

Когда практика работает

Три вопроса, ответы на которые видны по решениям о данных.

Есть, кому отвечать. Проверяемый признак: заведена функция управления данными, отвечающая за работы, поддерживающие цели в области данных 1.

Роли разведены. Проверяемый признак: определены роли и ответственность, включая взаимодействие между руководством и функцией управления данными 1.

Стратегия согласована с делом. Проверяемый признак: стратегию работы с данными разрабатывают вместе дело и технические службы, а цели, приоритетыПриоритизацияВыбор задач, которыми займутся первыми, когда ресурсов не хватает на все.ITIL 4, практическое руководство по управлению инцидентами и границы отражают цели предприятия, согласуются с политиками и правилами и утверждены сторонами 1.

Что входит и что рядом

Отличие от соседей простое: остальные практики группы что-то делают с данными, а эта решает, кто и по каким правилам это делает.

Что на входе и что на выходе

Практика получает цели организации, требования регуляторов и запросы от практик, работающих с данными. Отдаёт стратегию, политики, распределённые роли — и показатели, по которым видно, работает ли всё это.

Как выглядит зрелое руководство данными

Свод перечисляет работы по уровням, и по ним удобно понимать, куда двигаться 1.

Начальный порядок. Заводится функция управления данными, отвечающая за работы, которые поддерживают цели в области данных; определяются роли и ответственность, включая взаимодействие между руководством и этой функцией 1.

Согласованная стратегия. Дело и технические службы вместе вырабатывают стратегию работы с данными; цели, приоритеты и границы отражают цели предприятия, согласуются с политиками и требованиями регуляторов и утверждаются сторонами. Стратегия доводится и правится по обратной связи 1.

Измеримое исполнение. Достижение целей в области данных оценивается показателями; ход внедрения стратегии отслеживается по плану и обновляется по итогам разборов 1.

Проверка результата. Результативность стратегических целей оценивается количественными приёмами: помогают ли они достигать целей дела, и по итогам вносятся правки 1.

Взгляд вперёд. Организация следит за новыми способами работы и появляющимися требованиями регуляторов, чтобы работа с данными отвечала будущим нуждам дела 1.

Показатели, которые свод предлагает для этой практики, объясняют её смысл лучше определений: число нарушений принятых правил работы с данными по сравнению с заявленной стратегией и доля ролей и обязанностей, определённых для поддержки руководства данными 1.

Как это работает

Два места стоит объяснить отдельно.

Третий шаг требует участия дела. Свод настаивает на совместной выработке: стратегия данных, написанная в ИТ, не получает ни владельцев, ни бюджета.

Седьмой шаг связан с регуляторами. Требования к работе с данными меняются чаще прочих, и свод отдельно требует следить за появляющимися правилами 1.

Что с чем путают

Руководство данными и работа с данными. Первое задаёт правила и назначает ответственных, второе выполняет работы: хранит, чистит, интегрирует.

Владелец данных и администратор системы. Владелец отвечает за смысл и правила использования данных, администратор — за работу хранилища.

Данные и документы. Документы и содержимое ведёт своя практика — DcMУправление документами и контентом.

Стратегия данных и проект внедрения хранилища. Первое отвечает на вопрос «зачем и по каким правилам», второе — «чем и когда».

Руководство данными и защита данных. Защита — отдельная практика DScОбеспечение безопасности данных, хотя правила доступа задаются здесь.

Кто участвует

Как измерять

Зрелость руководства данными

✕

Где ломается чаще всего

Шесть мест, в порядке частоты.

Владельцев данных нет. За справочник отвечает система, а не человек, и спор о правильном значении решается по старшинству.

Стратегия написана в ИТ. Дело в её выработке не участвовало, и правила не исполняются 1.

Правила есть, показателей нет. Соблюдение никто не меряет 1.

Роли смешаны. Тот, кто задаёт правила, сам же их и исполняет; надзор превращается в самоотчёт 1.

Требования регуляторов догоняют. Новые правила узнаются от проверяющего 1.

Данные считаются техническим вопросом. Свод прямо требует вести корпоративные данные как критичные активы 1.

Что говорят своды

67Своды знаний и стандарты — разобраны отдельноЧем ITIL отличается от COBIT и ISO, что из этого обязательно, а что на выбор, и где брать первоисточник. У каждого свода отмечено, развивается он или давно заморожен, и есть ли действующий ГОСТ. По 49 практикам из 60 проставлено соответствие COBIT.Открыть →

Свод руководства ИТ держит работу с данными отдельной целью управленияЦель управленияЕдиница описания COBIT: цель с проверяемым содержанием, связанная с одноимённым процессом.COBIT 2019, книга Governance and Management Objectives из десяти практик и начинает её со стратегии, ролей и ответственности 1.

Действующий стандарт менеджмента сервисов отдельной практики под данные не заводит: он требует управлять документированной информацией и обеспечивать доступность нужных знаний 2.

Свод практик данные разбирает внутри других практик — знаний, конфигураций, защиты сведений; отдельного практического руководства по управлению данными в нём нет 3.

Практический вывод: организация, которой нужна работа с данными как отдельная тема, опирается на свод руководства ИТ и на специализированные своды по управлению данными — своды управления услугамиУслугаСпособ дать потребителю нужный результат, не перекладывая на него управление затратами и рисками.ITIL 4, книга ITIL Foundation дают здесь только рамку.

Где описано

Что почитать дальше

Три соседние практики группы данных: DQMУправление качеством данных — насколько данным можно верить, MtMУправление метаданными — что они означают, DScОбеспечение безопасности данных — как они защищены.