Что такое оптимизация стоимости ИТ и чем она отличается от сокращения

Зачем оптимизация стоимости

ПрактикаПрактикаНабор ресурсов организации для выполнения работы определённого типа.ITIL 4 отвечает за то, чтобы организация получала нужные способности по разумной цене — и продолжала получать, когда обстановка меняется. COBIT формулирует задачу так: у предприятия должно хватать людей, процессов и технологий, чтобы дотягиваться до своих целей, — и обходиться это должно не дороже, чем нужно 1.

Назначение шире, чем экономия. COBIT ждёт от практики трёх исходов сразу: ресурсов хватает там, где они нужны; тратится на ИТ не больше необходимого; организация становится готовее к тому, что будет дальше 1.

Оптимизация стоимости — не сокращение расходов. Сокращение убирает траты; оптимизация меняет соотношение между тратами и получаемой способностью.

Разница видна по последствиям. Урезанный бюджет на обучение даёт экономию в этом году и потерю способности в следующем; оптимизация ищет там, где трата не превращается в способность вовсе.

Когда практика работает

Три вопроса, ответы на которые видны по решениям о ресурсах.

Принципы распределения записаны. Как проверить: определены принципы, по которым распределяются и ведутся ресурсы и способности с учётом согласованных приоритетов и бюджетных ограничений 1.

Ресурсы смотрят на весь срок жизни. Как проверить: оптимальное использование ресурсов рассматривается на протяжении всего их экономического срока службы, а не только в момент покупки 1.

Отклонения разбираются до причин. Как проверить: работа с ресурсами сверяется с целями, причины отклонений разбираются, и запускаются меры по их устранению 1.

Что входит и что рядом

Что на входе и что на выходе

Практика получает картину затрат, потребления и планов. Отдаёт принципы, решения о ресурсах и найденные возможности сокращения — вместе с оценкой того, чего это сокращение будет стоить.

Три работы руководящего органа

COBIT относит эту практику к области руководства, а не управления, и раскладывает её на три задачи 1.

Оценивать. Постоянно смотреть, каких ресурсов ИТ не хватает сейчас и не будет хватать дальше, где их взять — включая закупки — и по каким правилам их распределять 1.

Сюда же входит разобрать и утвердить план ресурсов и архитектурные решения: что они дают и какие риски снимают. И понять, как связать работу с ресурсами с денежным и кадровым планированием.

Направлять. Довести правила работы с ресурсами до людей и ввести их в дело. Назначить, кто за исполнение отвечает. Задать цели и показатели. Установить, как ресурсы берегут. Связать всё это с денежным и кадровым планированием 1.

Наблюдать. Следить, как ресурсы распределяются, — по согласованным целям и показателям. Следить за закупками, архитектурой, ресурсами и способностями, чтобы предприятию хватало и сейчас, и потом. Сверять сделанное с целями, разбирать, откуда взялось расхождение, и запускать меры 1.

Показатели, которые COBIT предлагает для этих задач, хорошо объясняют, что он понимает под оптимизацией 1:

• что удалось сберечь оттого, что ресурсы использовали с толком;
• сколько раз отступили от плана ресурсов и от архитектурных решений;
• какую долю составных частей архитектуры удалось использовать повторно;
• у какой доли проектов и программ есть заметный риск из-за нехватки ресурсов.

Как это работает

Цвет шага: техническая работа решение и полномочия проверка, разбор, улучшение

Две строки этой таблицы стоит развернуть.

Третий шаг требует честного сравнения. COBIT прямо предлагает взвешивать два пути: купить или построить своё — против того, чтобы взять чужое и платить по потреблению 2. Сравнение только по цене первого года обычно даёт неверный ответ.

Шестой шаг живёт на данных других практик. Неиспользуемые лицензии видны в учёте активов, простаивающие мощности — в наблюдении за нагрузкой, переплата — в модели затрат. Собственных источников у практики почти нет.

Что с чем путают

Оптимизация и сокращение. Сокращение убирает траты, оптимизация меняет соотношение траты и способности 1.

Оптимизация стоимости и экономия на закупке. Смотреть надо на весь экономический срок службы ресурса 1.

Ресурсы и мощности. Мощность — про способность систем выдерживать нагрузку; ресурсы включают ещё людей и процессы 1. Разбор про мощности — CAPУправление мощностью и производительностью.

Оптимизация и отказ от развития. Среди целей практики названа готовность к будущим переменам 1 — то есть отложенное развитие оптимизацией не считается.

Экономия и ценностьЦенностьПольза и выгода, которые сторона получает от услуги; величина субъективная.ITIL 4, книга ITIL Foundation. Экономия — снижение затрат; ценность — то, что организация получает. Проверка полученной выгоды — BVMОбеспечение получения выгоды.

Кто участвует

Как измерять

Оптимизацию считают по всему сроку жизни ресурса, а не по кварталу. Третью цель COBIT формулирует как «оптимальное использование ресурсов достигается на всём их экономическом жизненном цикле» и меряет долей повторного использования составляющих архитектуры, долей проектов и программ со средним или высоким риском из-за проблемПроблемаПричина одного или нескольких инцидентов.ITIL с ресурсами и числом достигнутых целевых показателей управления ресурсами 1. Средний показатель здесь и есть противовес экономии: сокращённый бюджет неизбежно проявляется как рост доли рискующих проектов, и если считать только сбережённые деньги, эта цена остаётся за кадром.

Отклонения от плана считаются, но не объявляются виной. COBIT ставит рядом два счётчика: число отклонений от плана ресурсов и стратегий корпоративной архитектуры и число отклонений и исключений из принципов управления ресурсами 1. Оба — про управляемость, а не про дисциплину: отклонение бывает обоснованным, и полезно оно тем, что заставляет назвать причину. Практика, где отклонений ноль, обычно не идеальна, а просто их не фиксирует.

Доля проектов с надлежащим распределением ресурсов. Вторую цель — ресурсы распределены так, чтобы наилучшим образом отвечать приоритетам организации и не выйти за бюджет, — COBIT меряет именно ею 1. Показатель заметно честнее общей экономии: он спрашивает не «сколько сберегли», а «тому ли досталось», а это и есть разница между оптимизацией и урезанием.

Зрелость оптимизации стоимости

✕

Где ломается чаще всего

Шесть мест, в порядке частоты.

Оптимизацией называют урезание. Бюджет режется одинаково по всем статьям, способности теряются вместе с тратами.

Смотрят на цену покупки. Полная стоимость владения не считается, и дешёвое решение оказывается дорогим 1.

Неиспользуемое не ищут. Лицензии, мощности и подписки продолжают оплачиваться по привычке.

Принципов распределения нет. Ресурсы достаются тому, кто громче просит, — принципы положено записывать 1.

Отклонения не разбирают. Причины перерасхода остаются неизвестными, и он повторяется 1.

Оптимизация разовая. Кампания прошла, привычки не изменились; практика описана как постоянная работа руководства 1.

Что говорят своды

69Своды знаний и стандарты — разобраны отдельноЧем ITIL отличается от COBIT и ISO, что из этого обязательно, а что на выбор, и где брать первоисточник. У каждого свода отмечено, развивается он или давно заморожен, и есть ли действующий ГОСТ. По 51 практикам из 62 проставлено соответствие COBIT.Открыть →

COBIT относит оптимизацию ресурсов к области руководства и раскладывает её на оценку, задание направления и наблюдение 1.

COBIT, процесс бюджета и затрат даёт практический слой: сравнение вариантов приобретения, модель распределения затрат и выявление возможностей оптимизации 2.

ITIL отдельной практики не заводит: работа с затратами живёт в управлении финансами услуг, а решения о ресурсах — в стратегии и портфеле 3.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000-1 требует управлять затратами и разбирать прогнозы, но способов оптимизации не предписывает 4.

Общий вывод: оптимизация стоимости — решение руководства, опирающееся на цифры других практик. Без модели затрат и учёта активов она сводится к торгу.

Где описано

Что почитать дальше

Три соседние практики, без которых оптимизация превращается в торг: FINУправление финансами — откуда цифры, CBMУправление бюджетом и стоимостью — где бюджетный цикл, CAPУправление мощностью и производительностью — где видно простаивающее.