Что такое управление ИТ-активами и чем оно отличается от учёта конфигураций

Зачем управление ИТ-активами

ИТ-актив — то, за что заплачены деньги и что имеет владельца, срок и стоимость: техника, лицензии, подписки на облако, а иногда и данные 1. ПрактикаПрактикаНабор ресурсов организации для выполнения работы определённого типа.ITIL 4 существует ради того, чтобы организация знала, чем владеет, во что это обходится и что с этим делать дальше.

ITIL перечисляет пять задач: получать больше пользы, держать затраты под контролем, управлять рисками, обосновывать решения о покупке, повторном использовании, выводе и утилизации и выполнять требования договоров и регуляторов 1. ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000-1 формулирует обязанность коротко: активы, используемые для предоставления услуг, должны управляться так, чтобы услугиУслугаСпособ дать потребителю нужный результат, не перекладывая на него управление затратами и рисками.ITIL 4, книга ITIL Foundation отвечали требованиям и обязательствам 2.

Практику обычно вспоминают в двух ситуациях, и обе неприятные: аудит поставщика по лицензиям и счёт за облако, выросший втрое. Обе — про одно и то же: организация не знала, чем владеет и что из этого используется.

Мера зрелости здесь не в полноте реестра, а в том, сколько денег практика вернула: неиспользуемые лицензии, забытые виртуальные машины, оплаченная поддержка списанного оборудования.

Когда практика работает

Три вопроса, ответы на которые лежат в реестре, а не в бухгалтерии.

Известно, что у нас есть и у кого. Как проверить: по любому ноутбуку или лицензии можно назвать владельца, дату получения и договор, по которому он куплен.

Ключевые даты не проходят мимо. Как проверить: за окончанием поддержки, сроками лицензий, сертификатов и договоров кто-то следит заранее — это прямо названо работой практики 1.

Освободившееся возвращается в оборот. Как проверить: после увольнения сотрудника его лицензия появляется в запасе, а не остаётся оплаченной навсегда.

Что входит и что рядом

Активы и конфигурации: один предмет, два учёта

Путаница здесь стоит дороже всего, поэтому разберём на предмете. Возьмём сервер.

Учёт активов знает: куплен в марте, стоил столько-то, на балансе такого-то подразделения, поддержка до сентября следующего года, лицензии на нём — три штуки, ответственный — Иванов.

Учёт конфигураций знает: на нём крутится база данных, от которой зависит услуга оформления заказов, а сам он подключён к двум коммутаторам.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000-1 держит их отдельными пунктами и прямо оговаривает случай, когда предмет попадает в оба учёта 2. ITIL советует ровно то же: связать оба учёта ключами сверки и правилами обмена данными, чтобы не вести один и тот же предмет дважды руками 1.

Практический признак того, что учёты смешали: в реестре появляются мыши и коврики, потому что «они же куплены», а на вопрос «что сломается, если выключить сервер» ответа по-прежнему нет.

Что на входе и что на выходе

Особенность практики — она стоит между ИТ и деньгами. Слева приходят закупки, договоры и счета, справа — заявки на выдачу и возврат, снизу — данные наблюдения о том, что используется, а что простаивает.

ЦенностьЦенностьПольза и выгода, которые сторона получает от услуги; величина субъективная.ITIL 4, книга ITIL Foundation возвращается тем же путём: планирование бюджета опирается на сроки из реестра, безопасность — на список того, что вообще есть, а работа с поставщиками — на подтверждённые права.

Что считается активом

Типы перечислены 1:

• техника: рабочие места и телефоны, сетевое и телекоммуникационное оборудование, серверы, хранилища, источники питания, значимая периферия;
• программы во всех средах — разработки, тестовой, предпродуктивной, рабочей, учебной: операционные системы, промежуточное ПО, сертификаты, приложения;
• облачные услуги — инфраструктура, платформа и приложения по подписке;
• данные — там, где организация решает управлять ими как активом 1.

ITIL отдельно отмечает сдвиг последних лет. Спрос на облако сократил число лицензий на физических машинах и увеличил долю бюджета, уходящую поставщикам облака. Если не втянуть облачные услуги в практику, счета вырастут, а с лицензиями появятся нарушения 1.

Жизненный цикл актива

Шесть стадий 1.

Цвет шага: приём, учёт, работа с обращением техническая работа решение и полномочия проверка, разбор, улучшение

Два места стоит объяснить отдельно.

Третья стадия — главный источник данных. Сведения, собранные при назначении актива, снижают потребность в инвентаризациях и проверках, а заодно дают больше всего данных для контроля 1. Организация, которая ведёт реестр инвентаризациями раз в год, платит за то же самое втридорога.

Пятая стадия — то, ради чего практика окупается. При выводе из эксплуатации данные удаляются по политике безопасности, а лицензии возвращаются для повторного использования, где это возможно 1.

Как начать, если активов уже много

Начинать практику рекомендуется как можно раньше, но признаёт, что чаще о ней вспоминают, когда разнородного добра уже накопилось 1. Для этого случая предложен поэтапный подход из трёх ступеней, взятый из стандарта по управлению программными активами 1:

1. получить достоверные данные об активах;
2. наладить управление их жизненным циклом;
3. оптимизировать эффективность и затраты.

Расширять область учёта стоит приращениями по трём осям: что учитываем, где и как 1. Пример оттуда 1. Сначала — техника рабочих мест в одной стране, со сверкой между ИТ и финансами раз в неделю. Потом та же техника во второй стране. Потом самые ходовые офисные программы. И только потом — начало и конец жизни актива вместе с закупками и финансами.

Ключевое предупреждение из того же места: область практики слишком велика, чтобы внедрять её одним заходом 1. Размер приращения выбирается с учётом усилий на сбор, чистку и перенос уже существующих данных.

Реестр активов

Реестр определён как собрание сведений об активах — владение, стоимость и другие ключевые характеристики, — которое позволяет вести учёт запаса 1.

Что стоит продумать в его устройстве 1:

• сущности, атрибуты, связи и правила наименования;
• стадии жизни и разрешённые переходы между ними для каждого типа актива;
• маркировку и способ отслеживания;
• ключи сверки и правила обмена с соседними учётами — конфигурациями, финансами, поставщиками;
• права доступа к сведениям.

Самый надёжный способ поддерживать реестр в порядке называет прямо: встроить обновление в процедуры закупки и выдачи 1. Инвентаризации при этом не исчезают, но становятся проверкой, а не основным способом узнать, что у нас есть.

Что с чем путают

Активы и конфигурации. Разобрано выше, в блоке про два учёта.

Учёт активов и бухгалтерский учёт. Часть ИТ-активов одновременно числится основными средствами, и между двумя картинами нужна сверка 1. Польза взаимная: бухгалтер убирает из учёта списанное, а ответственный за ИТ-активы находит купленное, но не попавшее в реестр 1.

Управление активами и управление лицензиями. Лицензии — частный случай, но самый болезненный. Стоит не планировать управление программными активами в отрыве от остальных 1: чтобы правильно посчитать потребление лицензий, нужна инвентаризация по всем средам, платформам и способам развёртывания.

Актив и запас. Актив, лежащий на складе, — тоже актив, и его состояние в реестре должно это отражать: иначе организация закупает то, что у неё уже есть.

Кто участвует

Вводится отдельная роль потребителя актива — того, кто отвечает за актив на время использования, и это может быть как сотрудник провайдера, так и человек со стороны заказчика 1. Роль полезная: она превращает «общую технику» в чью-то ответственность.

Как измерять

Самый убедительный показатель для разговора с руководством — деньги, вернувшиеся в бюджет: неиспользуемые лицензии, отключённые виртуальные машины, поддержка, снятая со списанного оборудования. Он же самый честный: практика, которая ничего не вернула за год, скорее всего, ведёт реестр ради реестра.

Охват считают против обещанного, а не против всего парка. ITIL 4 формулирует показатель так: доля фактического охвата учёта активов по отношению к объёму, запланированному и согласованному в подходе организации к управлению ИТ-активами 1. Это спасает практику от заведомо проигранной игры: полный учёт всего в организации недостижим, а вот учёт того, что сами договорились учитывать, вполне проверяем.

Финансовая отдача разложена на три величины. Руководство предлагает следить за динамикой финансовых показателей активов сразу в трёх видах: отдача от вложений, ценность вложений и совокупная стоимость владения 1. Разные величины отвечают разным собеседникам: первая — финансисту, вторая — заказчику услуги, третья — тому, кто планирует замену. Одна цифра «экономический эффект» ни одному из них не отвечает.

Аналитика оценивается по внедрённым рекомендациям. Второму фактору успеха — использование активов непрерывно наблюдается и оптимизируется — служат число и экономический эффект рекомендаций по улучшению использования, внедрённых на основании аналитики учёта активов, и доля контролируемых активов, для которых использование отслеживается и разбирается 1. Ключевое слово здесь «внедрённых»: отчёт о простаивающих мощностях, по которому ничего не сделали, показывает работу аналитика, а не практики.

Зрелость управления ИТ-активами

✕

Где ломается чаще всего

Шесть мест, в порядке частоты.

Реестр обновляют инвентаризациями. Раз в год ходят с ведомостью, остальное время данные устаревают. Стоит обратное: собирать сведения при выдаче актива 1.

Облако не в учёте. Техника и лицензии посчитаны, а подписки живут в личных кабинетах у нескольких команд. Именно там и растёт счёт 1.

Лицензии считают по договору, а не по установкам. Инвентаризация не покрывает тестовые и учебные среды — и на аудите выясняется, что установок больше, чем прав 1.

Вывод из эксплуатации не доводят до конца. Технику забрали, лицензию не вернули, договор поддержки продолжает оплачиваться.

Учёт активов подменили учётом конфигураций. В реестр внесли всё, что видит сканер сети, но без владельца, стоимости и сроков он не отвечает ни на один вопрос про деньги.

Начали со всего сразу. Практику запустили на весь парк во всех странах и утонули в чистке данных. Одним заходом это не внедряется 1.

Что говорят своды

69Своды знаний и стандарты — разобраны отдельноЧем ITIL отличается от COBIT и ISO, что из этого обязательно, а что на выбор, и где брать первоисточник. У каждого свода отмечено, развивается он или давно заморожен, и есть ли действующий ГОСТ. По 51 практикам из 62 проставлено соответствие COBIT.Открыть →

ITIL описывает практику подробнее всех: шесть стадий жизни актива, реестр, типы активов, поэтапное внедрение по трём ступеням и рост области учёта приращениями 1.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000-1 ограничивается одной обязанностью — управлять активами так, чтобы услуги отвечали требованиям, — и отсылает к отраслевым стандартам по управлению активами и программными активами 2.

COBIT держит управление активами отдельной целью рядом с конфигурациями 3.

FitSM темы активов не содержит вовсе: ближайшее требование говорит об элементах конфигурации и их связях, а не о владении, стоимости и лицензиях 4.

MOF ведёт учёт через систему управления конфигурациями и защищённую библиотеку программ, оставляя денежную сторону финансовым функциям 5. «Свободный ITIL» показывает, откуда пошла путаница в нашем обиходе: там сведения об элементе ведут в системе управления конфигурациями весь его жизненный цикл, и учёт владения долгое время не отделялся от учёта состава 6.

Вывод для практики: подробное описание есть только в ITIL и в отраслевых стандартах, на которые он ссылается. Требовать управления активами по стандарту менеджмента сервисов можно, но требование там одно, и оно общее.

Где описано

Что почитать дальше

Три соседние практики, с которыми ИТ-активы делят работу: CFGУправление конфигурациями — соседний учёт, про связи и услуги, CBMУправление бюджетом и стоимостью — про деньги и бюджет, SUPУправление поставщиками — про договоры, из которых берутся права.